Uzaktan Erişim Yoluyla Tez Savunma Sınavı ve Mezuniyet İşlemleri


20.03.2020 tarih ve 25 sayılı Senato toplantısında tez savunma sınavlarının uzaktan erişim yoluyla dijital ortamda yapılabilmesi kararı alınmıştır. Bu karar doğrultusunda tez savunma sınavı başvurusu, tez savunma sınavı jürisinin kurulması, tez jürisine sınav evraklarının gönderilmesi, tez savunma sınavının yapılması, kişisel değerlendirme raporları ve sınav sonrası savunma sınav tutanağının Enstitüye gönderilmesi ve mezuniyet işlemleri sürecine ilişkin uygulama esasları aşağıda belirtilmiştir.
Tez savunma sınavı sürecinde yapılacak tüm bildirimler için kurumsal e-posta adresi kullanılmalıdır. Buna göre öğrenci, danışman öğretim üyesi ve kadrosu Üniversitemizde olan sınav jüri üyeleri ”@trabzon.edu.tr” uzantılı e-posta adresini, kadrosu üniversitemiz dışında olan jüri üyeleri ise bağlı oldukları kurum tarafından kendilerine verilen kurumsal e-posta adreslerini kullanmalıdır. Enstitümüze yapılacak her türlü bildirim için
 lisansustu@trabzon.edu.tr e-posta adresi ve anabilim dalı başkanlıklarına yapılacak bildirimler için ise anabilim dalı başkanlığının ”@trabzon.edu.tr” uzantılı e-posta adresi kullanılır.

1-Tez Savunma Sınavı Başvurusu Yapmak İçin Uygunluk Belgesi
Tez savunma sınavı giriş başvurusunda bulunmak isteyen öğrencinin ilk olarak Uygunluk Belgesi alması gerekmektedir. Uygunluk belgesini almak için öğrenci;?
belgelerini kurumsal e-posta adresi üzerinden lisansustu@trabzon.edu.tr adresine göndermelidir.
 
Yapılan incelemeler sonrasında program yükümlülükleri ve süre yönünden istenen şartların sağlanması, tezin benzerlik oranı, dış, iç kapak ve imza onay sayfalarının uygun bulunması halinde, "Uygunluk Belgesi" düzenlenerek öğrencinin başvurduğu e-posta adresine gönderilecektir. Öğrenci, bu belge ile birlikte başvuru sürecini başlatabilir. Tez savunma sınavı başvuru şartını sağlamayan öğrencilere Uygunluk Belgesi düzenlenmez, öğrenciye gerekli dönüt ve bilgilendirme e-posta üzerinden yapılır.
 
2-Tez Savunma Sınavı Giriş Başvurusu
Tezi için Uygunluk Belgesi alan öğrenci, tez savunma sınavına girebilmek için gerekli olan aşağıdaki belgeleri hazırlayarak danışman öğretim üyesinin kurumsal e-postasına gönderir.
  • Tez savunma sınavına girmek istediğini belirten dilekçe
  • Tez Savunma Sınavı Başvurusu Yapmak İçin Uygunluk Belgesi
  • Tezin tam metninin yer aldığı PDF ve Word dosyası (Bu iki dosya resmi yazı ekinde yer almayacak, anabilim dalı başkanlığının kurumsal e-posta adresi üzerinden Enstitüye gönderilecektir.)
Danışman öğretim üyesi, bu belgelere ek olarak aşağıda yazılı olan belgeleri hazırlar.
Tamamlanan belgeler danışman tarafından anabilim dalı başkanlığına elden teslim edilir. Danışman tarafından önerilen “Tez Jüri Öneri Formu” anabilim dalı başkanlığı tarafından incelenerek son hali verilir. Anabilim dalı bu belgeleri resmi yazıyla Enstitüye gönderir.
Enstitü tarafından evraklar incelenir ve tez, Enstitü tarafından Turnitin programında taranır. Benzerlik raporunda herhangi bir sorunun tespit edilmemesi ve evraklarda herhangi bir eksiklik bulunmaması durumunda tez, jürisi oluşturulmak üzere Enstitü Yönetim Kuruluna (EYK) alınır. EYK sonrası jürisi oluşturulan tezler için öğrencilere e-posta yoluyla bilgilendirme yapılır. Başvuru evraklarında bir eksiklik tespit edilmesi durumunda, gerekli düzenlemeler yapılmadan tez savunma sınavı başvurusu, EYK’da görüşülmez ve öğrenci, savunma sınavına alınmaz.
 
3-Tez Savunma Sınavının Yapılması ve Sonuçların Enstitüye Bildirilmesi
Tez savunma sınavlarının 10.04.2020 tarih ve 26 sayılı Senato toplantısında kabul edilen “Jüri Katılımlı Lisansüstü Sınavların Dijital Ortamda Yürütülmesine Yönelik Uygulama Esasları” kapsamında yapılması kararlaştırılmıştır.
Enstitü tarafından aşağıda yazılı belgelerin tez jürisinin kurumsal e-posta adreslerine gönderilmesiyle sınava ilişkin görevlendirme, sınavın yapılış şekli ve sınav tarihi tebliğ edilmiş olur.
Öğrenci, başvuruda belirtilen tarih ve saatte uzaktan eğitim yoluyla dijital bir sanal sınıf ortamında savunma sınavına alınır. Bu sınıfın oluşturulması ve öğrenci ile jüri üyelerinin bu sınıfa tanımlanması işlemi Trabzon UZEM tarafından organize edilir. Sınav jürisi, sınav öncesinde hazırlamış olduğu tez hakkındaki Kişisel Değerlendirme Raporlarını kurumsal e-posta adresleri üzerinden danışman öğretim üyesinin kurumsal e-posta adresine gönderir.
Savunma sonrası jüri üyeleri tarafından tez hakkında verilen karar (kabul, düzeltme veya ret) her bir jüri üyesi tarafından ayrı ayrı Sınavı Değerlendirme Tutanağına işlenir, imzalanır ve taranarak kurumsal e-posta adresi üzerinden danışman öğretim üyesinin kurumsal e-posta adresine gönderilir. Jüri üyelerinin sınava ilişkin gönderdiği tutanaklar ve kişisel değerlendirme raporları Enstitüye gönderilmek üzere danışman tarafından anabilim dalı başkanlığına elden teslim edilir. Anabilim dalı başkanlığı bu belgeleri savunma sınavı tarihini takip eden üç iş günü içerisinde resmi yazı ile Enstitüye gönderir.

Tezi için düzeltme kararı verilen öğrencinin yeniden tez savunma sınavı, aynı jüri önünde yasal süresi içinde yapılır. Öğrenci, savunma sınavına girebilmek için ekte yer alan dilekçeyi doldurarak (dilekçe ekinde düzeltmeler sonrası tezin son halinin yer aldığı Word ve PDF dosyalarına yer verilmelidir) danışmanına başvurur. Danışman ise savunma sınavının yapılması için görüşünü, sınava ilişkin tarih, saat ve jüri iletişim bilgilerini içeren ekte yer alan dilekçeyi doldurarak ve dilekçede yer verilen belgeleri ekleyerek anabilim dalı başkanlığına başvurur. Anabilim dalı başkanlığı bu belgeleri resmi yazıyla Enstitüye gönderir (Tezin Word ve PDF dosyaları anabilim dalı başkanlığı tarafından e-posta yoluyla gönderilmelidir.). Tez savunma sınavı ilan edilen tarih ve saatte yapılır.


4-Tez Yazım Uygunluk Belgesi
Tez savunma sınavında başarılı olan öğrenci, savunma tarihinden itibaren en geç üç hafta içerisinde şekil yönünden incelenmek üzere tezinin Word dosyasını (savunma sonrası son düzenlemelerin yer aldığı güncel tez) ve tezin son hali için danışmanı tarafından alınan intihal raporu PDF dosyasını Enstitünün kurumsal e-posta adresine göndermelidir. Enstitü tarafından incelemeler yapılarak öğrenciye tezi ile ilgili dönütler verilir ve bu dönütler öğrencinin başvurduğu e-posta adresine gönderilir.
Öğrenci, tezi ile ilgili bu düzenlemeleri tamamlaması halinde bir adet bez ciltli tez hazırlar ve bu tezi Enstitüye teslim eder. Bez cildin de
 Tez Yazım Kılavuzuna uygun bulunması halinde Tez Yazım Uygunluk Belgesi düzenlenerek öğrencinin başvurduğu e-posta adresine gönderilir. Uygunluk belgesini alan öğrenci bez ciltli tezlerini tamamlayarak mezuniyet işlemlerini başlatır.
 
5-Mezuniyet Başvurusu
Öğrenci aşağıda yazılı belgeleri danışman öğretim üyesinin kurumsal e-postasına göndermek suretiyle mezuniyet sürecini başlatmış olur.
Danışman öğretim üyesi öğrencinin kendisine teslim ettiği belgeler ile birlikte kendisinin hazırlayacağı mezuniyet sürecinin başlatılmasına ilişkin görüşünün yer aldığı dilekçesinitezin son halinin Turnitinde taranması sonucu elde edilen Benzerlik Raporu Ekran Görüntüsünü ve Dijital Makbuzu anabilim dalı başkanlığına elden teslim eder. Anabilim Dalı başkanlığı tarafından söz konusu belgelerin resmi yazıyla Enstitüye gönderilmesi, öğrenci veya danışmanı tarafından istenilen sayıda bez ciltli tezin ve tez metninin tamamının yer aldığı iki PDF ve bir Word CD’sinin Enstitüye elden teslim edilmesiyle başvuru süreci tamamlanmış olur.
*
Mezuniyet süreci, savunma sınavı tarihini takiben bir ay içerisinde tamamlanacak şekilde planlanmalıdır. Bununla birlikte Enstitü Yönetim Kurulu, öğrencinin talep etmesi halinde bu süreyi en fazla bir ay daha uzatabilir. Öğrenci bu talebini dilekçe ile Enstitüye iletir. 
*Mezuniyet başvurusunda kullanılacak olan tez dosyasının yer aldığı CD’ler savunma sonrası son düzenlemelerin yapıldığı bez ciltli tezle içerik ve şekil yönünden birebir aynı olan dosya üzerinden hazırlanır. Bu CD’ler
 "Yükseköğretim Kurumlarında Hazırlanan Lisansüstü Tezlerin İnternet Üzerinden Derlenmesi Hakkında Kılavuza"  göre hazırlanır ve PDF dosyası Tez Veri Girişi Formunda yazılı referans numarasıyla isimlendirilir. Öğrenci, CD üzerine ad-soyadını, danışmanının unvan, ad-soyadını, anabilim dalı/bilim dalı ve programını, tez adı ve yılını yazmalıdır.

Not: Mezuniyet için teslim edilecek PDF dosyasında ve bez ciltlerde (5 adet) imza onay sayfasındaki jüri imzalarının mutlaka ıslak imza olması gerekmektedir. Bu bağlamda, sınav sonucunun başarılı olması durumunda ilgili öğrenci, imza onay sayfasını tüm jüri üyelerine ulaştırmalı, imzalanmasını sağlamalı ve bez ciltlerde imza onay sayfası mutlaka ıslak imzalı olmalıdır. Bu sürecin yönetilme sorumluluğu öğrenciye aittir. Mezuniyet başvuru evrakları incelendikten sonra herhangi bir problem bulunmaması halinde mezuniyet başvurusu EYK’da görüşülür ve mezuniyet kesinleşir.